L'e-mail est un outil de communication très efficace dans le milieu professionnel. En effet, il permet à la fois d'envoyer des propositions de collaboration, des demandes de renseignement, des sondages d'opinion sur un produit ou un service, des réclamations, des plaintes, etc. Lorsque les activités d'une entreprise prennent de l'ampleur, son service secrétariat ne parvient plus à gérer les e-mails provenant de ses clients ou collaborateurs. Il devient alors important pour elle de faire appel à des intervenants externes pour la gestion de ces courriers.
Les services de traitement et de gestion des e-mails entrants sont aussi nombreux que diversifiés. La plupart des prestataires dans ce domaine proposent des agents disponibles aux horaires requis par leurs clients. Ils offrent également un service de routage des e-mails entrants afin d'augmenter la capacité de traitement. Equipés de logiciels de gestion de courrier extrêmement performants, ils sont en mesure de centraliser les emails pour les identifier, analyser leur contenu et y répondre plus rapidement.
Pour choisir le prestataire auquel confier la gestion des e-mails entrants, les dirigeants de l’entreprise doivent au préalable vérifier leur réelle compétence en la matière. Les pays vers lesquels se tourner doivent avoir des expériences prouvées dans l'externalisation. Les plus connus sont l’île Maurice, l’Inde, Madagascar, le Maroc et la Tunisie.