Le passage à l’ère du numérique oblige les sociétés ou particuliers à effectuer la saisie de certains documents sous formats informatiques. Qui plus est, certaines tâches passent encore obligatoirement par des supports papiers, nécessitant également des traitements informatiques, afin d’être facilement exploitables. Réalisées en interne aux entreprises, ces opérations occasionnent des pertes de temps importantes, ainsi que la mobilisation de ressources humaines et matérielles conséquentes. Fort heureusement, les sociétés de saisie de données informatiques spécialisées offrent actuellement différentes solutions pour le traitement et la saisie de documents, qu’il s’agisse de saisie kilométrique ou de saisie structurée.
Traitement et saisie structurée de données en sociétés de saisie offshores
La saisie structurée fait opposition à la saisie kilométrique, qui est le traitement de données informatiques ne nécessitant pas de structuration particulière : saisie de roman, d’encyclopédie, de brochure technique, de dictionnaire, de fonds documentaires ou autres. La saisie structurée nécessite une forme de catégorisation des données ou informations à traiter : balisage en SGML (pour les grosses bases documentaires), XML (pour les sites), BDD ou HTML. La saisie structurée est ainsi utile pour le traitement de coupons-réponses, chèques, questionnaires, bons de commande, factures, notes de frais ou petites annonces ; pour lesquels chaque type d’information revêt une importance particulière : nom, prénom, coordonnées, montant… Traitée en société de saisie offshore, la saisie structurée commence par l’analyse du dossier par un chef de projet dédié, qui va déterminer le volume prévisionnel des tâches, ainsi les délais de traitement, qui seront fonction du nombre de téléopérateurs nécessaires. Celui-ci procèdera par la suite à la définition du type de document à traiter (DTD) et partagera les tâches aux téléopérateurs. Ces derniers opèrent la double saisie des documents, pour minimiser le taux d’erreur de saisie. Une équipe de correcteurs s’occupera par la suite de la comparaison/vérification des fichiers saisis, avant de livrer un fichier de validation au client, pour un éventuel recadrage. C’est seulement après la validation du client que le fichier définitif sera livré, sous le format souhaité par le donneur d’ordres.
Les sociétés de saisie de données offshore, partenaires d’Offshore-Développement, garantissent une prise en charge optimisée de la saisie structurée de vos documents. Leurs prestations peuvent concerner la numérisation des documents, la saisie et la structuration des données selon vos besoins.